Написание меморандума – служебных и докладных записок

Меморандум обычно используется внутри компании или проектной группы. В отличие от делового письма, меморандум менее формален и, как правило, короче. В нем обычно отсутствуют приветствие и завершающие пожелания. Меморандум  имеет свой специфический формат.

Меморандум «решает проблемы». Обычно меморандум или информирует об изменениях, или предлагает принять участие в чем-либо.
Наиболее эффективные меморандумы связывают цели автора с интересами адресатов – тогда проблемы решаются.

Меморандумы могут писать все: от младших исполнителей до глав компаний.

Обычно меморандум пишут коллегам, но иногда – работникам других подразделений или даже компаний, занятых в общем проекте.

При написании меморандума важно учитывать, какой именно информацией адресаты уже владеют, а какую им необходимо предоставить.

Прямое. Сначала самое главное, потом детали. Так обычно пишут о текущих делах или новостях.

Обратное. Сначала контекст, потом выводы. Так пишут о чем-то необычном, когда хотят сначала заинтересовать адресата и подвести его к нужным выводам.

Комбинированное. Так обычно извещают о дурных новостях.

1. Заголовок
В заголовке принято писать – «Меморандум».

2. Heading Segment
Кому, от кого, когда и о чем.

TO: (имена и должности без ошибок).
FROM: (ваше имя и должность)
DATE: (название месяца – словами, можно использовать принятые сокращения, но не цифры)
SUBJECT: (тема – ясно и точно)

Пример 1:
Date: June 6, 2007
To: David Jones
From: John Martin
Subject: English Language Requirements

Пример 2:
Пример
To: David Jones                            From: John Martin
Date: June 6, 2007                       Subject: English Language Requirements

3. Opening Segment

Цель меморандума обычно представляется в трех частях:

- Контекст (проблема).
- Задача, которую нужно решить.
- Собственно цель меморандума

4.      Closing Segment

Здесь можно обобщить все сказанное и предложить обсудить проблему. Например: "I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip and follow through on any decisions you make."

5. Necessary Attachments

Если вы прилагаете к меморандуму дополнительные документы, обязательно сообщите об этом:
Attached: Several Complaints about Product, January - June 2007

1. Читатель должен сразу понимать, почему меморандум адресован ему.
Если ваш меморандум пишется по итогам чего-либо – так и напишите "As a result of yesterdays meeting..."
Если же это напоминание – напишите: "The Proposal is due July 2."

2. Максимально структурируйте меморандум. Используйте списки с нумерацией или буллетами.

Можно быть не очень формальным или даже шутить. Однако обязательно спросите себя – как бы на это отреагировал ваш начальник. Если вас что-то смутит, лучше вернуться к формальному стилю.

Обычно меморандум – не больше 1 страницы. Все что может удлинить меморандум, лучше оформить как приложение.

Стандартный меморандум имеет поля 2,5 см со всех сторон. Текст выравнивается по левому краю.
Абзацы можно оформить двумя способами – или отступы слева, или пробелы между абзацами. Не используйте одновременно и то и другое.
Heading следует отделить от основной части чертой.

- Directive
- Response to an Inquiry
- Trip Report
- Field/Lab Reports

•     Подумайте о своей аудитории и будьте внимательны к ней. Меморандум должен легко читаться и быть понятным. Убедитесь, что вы хорошо представляете людей, которым вы пишете. Никогда не приступайте к написанию меморандума, не представив аудиторию.
•     Избегайте сложных предложений. Одно предложение – одна мысль.
•     Соблюдайте формат меморандума – откажитесь от вводной и завершающей частей.
•     Если у меморандума есть приложения – сообщите о них.
•     Используйте деловой стиль: говорите от первого лица, употребляйте простые и понятные слова, будьте неформальны в допустимых пределах, будьте конкретны и точны.
•     Всегда читайте меморандум перед тем как отправлять. Или попросите кого-то прочитать его.